उत्तर मध्य रेलवे द्वारा लॉकडाउन और कार्यालयों में सीधे संपर्कों को कम करने के प्रयासों के तहत मैनुअलफाइलिंग प्रणाली को छोड़कर अपने कार्यालयों में डिजिटलप्लेटफॉर्म के उपयोग को बढ़ाया जा रहा है। उत्तरमध्यरेलवेकार्यालयों में एनआईसी ई-ऑफिस प्लेटफॉर्म पर सृजितडिजिटल फाइलों की संख्या में पिछले 5 महीनों के दौरान लगभग 5 गुना की वृद्धि हुई है। लॉकडाउन से पहले उत्तरमध्यरेलवेके कार्यालयों में सृजित ई-फाइलों की संख्या 2980 थी और वो संख्या अगस्त 2020 के पूरा होते-होते तेजी से बढ़ कर16839डिजिटल फाइलें हो गई। इस अवधि के दौरान उत्तरमध्यरेलवेके उपयोगकर्ताओं द्वारा सृजित ई-प्राप्तियां की संख्या भी 7 गुना बढ़ गई है।
उत्तरमध्यरेलवेमुख्यालय और झाँसीमण्डल मे ई-ऑफिस का कार्यान्वयन लॉकडाउन से पहले ही हो गया था। इसी क्रम में आगे बढ़ते हुए प्रयागराजऔर आगरा मंडलोमें ई -ऑफिस प्रणाली को अप्रैल 2020 मे दूरस्थ रूप से पूरा करते हुए लागू कर दिया गया। इससे अधिकारियों को लॉकडाउन अवधि के दौरान दूर से और कम से कम मानव संपर्क से कार्य करने मे मदद मिली। कार्य मे सुगमता के लिए पिछले 5 महीने मे कुल 2287 नए उपयोगकर्ता भी जोड़े गए।
भारतीय रेलों के लिए एनआईसी ई-ऑफिस सुईट को रेल मंत्रालय के अंतर्गत गठित एक मिनी रत्न सार्वजनिक क्षेत्र की यूनिट-रेलटेलद्वारा चरणबद्ध तरीके से क्रियान्वित किया रहा है। एनआईसी ई-ऑफिस राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र (एनआईसी) द्वारा विकसित एक क्लाउड सक्षम सॉफ्टवेयर है जिसे सिकंदराबाद और गुड़गांव में रेलटेलटीयरIII अपटाइमयूएसए प्रमाणित डेटा केंद्रों से तैनात / होस्ट किया जा रहा है।डिजिटलफाइलिंग का उपयोग तेजी से बढ़ने के साथ, उत्तरमध्यरेलवेपेपरलेस ऑफिस कल्चर को अपनाने के लिये फास्ट ट्रैक पर है जो न केवल परिचालन लागत को बचाएगा बल्कि कार्बन फुट प्रिंट को भी कम करेगा।
ई-ऑफिस की उपलब्धता के कारण, उत्तरमध्यरेलवेमें अधिकांश फ़ाइल कार्य अब कार्यालयों में भौतिक उपस्थिति के बिना भीसुचारू रूप से किया जा सकता है जो कोविड-19 के संकट के समय में एक वरदान है। इस दौरान रेलवे के अधिकारियों को फ़ाइल कार्यों को दूरस्थ रूप से करने में सक्षम बनाने के उद्देश्य से रेलटेलद्वारा वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क कनेक्शन भी उपलब्ध कराए गए हैं। फाइलों का त्वरित निस्तारण और व्यवस्थित रख रखाव, लंबित फाइलों की समय पर निगरानी एनआईसी ई-ऑफिस के कुछ अन्य तात्कालिक लाभ हैं।
रेलवे अधिकारियों को ई-ऑफिस प्लेटफॉर्मके कुशल उपयोग के लिए सक्षम बनाने के क्रम में उन्हें प्रशिक्षण उपलब्ध कराया गया है।इसके लिए वीडियो बनाकर उन्हें यू-ट्यूब पर भी अपलोड किया गया है ताकि उपयोगकर्ता ई-ऑफिस के प्रयोग की विधि समझ सकें । अधिकारियों को मैनुअल फाइल सिस्टम का उपयोग करने की आदत छोड़ने के लिये अनुकूलित किया गया है। सिस्टम का उपयोग करने में किसी भी परेशानी की स्थिति में रेलवे के किसी भी उपयोगकर्ता की सहायता करने के लिए रेल्टेल द्वारा एक हेल्पडेस्क की भी व्यवस्था की गई है।
